Muchas personas piensan que CRM y la automatización de fuerza de ventas (SFA por sus siglas en inglés) son la misma tecnología, pero se trata de dos conjuntos diferentes de softwares.

Concretamente, los equipos de ventas usan SFA para automatizar las tareas repetitivas y de esa manera ser más productivos y cerrar más ventas. En este artículo nos encargaremos de definir cuál es el propósito de la automatización de fuerza de ventas, sus componentes y diferencias con CRM. 

Estudios revelan que los representantes de ventas invierten dos tercios de su tiempo laboral en tareas que no generan ingresos. Los softwares de automatización de la fuerza de ventas se encargan de resolver este problema encargándose de estas tareas, mientras los representantes de ventas hacen el trabajo que sí genera ingresos. Veamos más ampliamente cuál es el propósito de esta automatización. 

Propósito de la automatización de la fuerza de ventas

A grandes rasgos, el propósito de la automatización de la fuerza de ventas es permitir que las empresas y comercios vendan más; y esto lo logra de tres maneras:

• Permite que los equipos de ventas se concentren en las tareas más importantes: la automatización libera a los miembros del equipo de ventas de las tareas administrativas, y les concede más tiempo en las actividades con mayor probabilidad de generar ventas. Por ejemplo, convocar a clientes potenciales, organizar reuniones o trabajar en estrategias.
• Agiliza el proceso de ventas para que siempre se utilice la estrategia más efectiva: la automatización también logra que el proceso de ventas sea más eficiente, lo que puede conducir a las ventas. Los miembros del equipo pueden olvidar enviar llamadas de seguimiento o correos electrónicos, pero las herramientas de automatización de ventas bien configuradas no solo no lo olvidan sino que hacen el trabajo de forma instantánea.
• Permite que los gerentes tengan una idea de la efectividad del proceso de ventas: estos software a menudo presentan herramientas de análisis e informes que permiten a los encargados de los equipos de ventas ver lo que funciona y hacer ajustes a las cosas que no lo son. Esto puede conducir a una estrategia general de ventas mucho más efectiva.

El objetivo general de estos softwares no es reemplazar al departamento de ventas, sino complementar el trabajo de buenos equipos de ventas y mejorar las estrategias hasta hacerlas más efectivas.

Componentes de la automatización de la fuerza de ventas

A continuación algunos componentes del software de automatización de la fuerza de ventas.

• Seguimiento de actividad y alertas: permite a los equipos de ventas realizar un seguimiento de dónde se encuentran con ciertos clientes, para asegurar los siguientes pasos correctos para generar ventas. 
•  Automatización del proceso de ventas: al automatizar partes del proceso de ventas, las empresas pueden mantener el proceso de ventas en movimiento sin hacer nada. Asimismo, al automatizar el proceso de ventas y crear un plan que traza qué paso sigue al anterior, los gerentes de ventas están convencidos de que los representantes solo toman las acciones más efectivas en cada etapa del proceso de ventas.
• Administración de la cartera de ventas: con la automatización, todos los miembros del equipo están informados de los pasos que siguen los clientes y saben qué hacer en consecuencia. Además, al utilizar un canal de ventas dinámico, las métricas como los ingresos proyectados y las tasas de cierre de oportunidades se actualizarán automáticamente cada vez que un cliente se mueva por el canal. Con esto, los gerentes no tienen que hacer informes manualmente y tienen ante sus ojos lo que necesitan para planificar.
• Elimina la molestia de programar citas: con algunas herramientas disponibles, el representante de ventas simplemente envía al cliente potencial un enlace al software de programación, donde puede elegir un intervalo de tiempo disponible.  
• Asignación automática de leads: se puede configurar procesos dentro de un CRM que asignen automáticamente leads al representante de ventas correcto en función de las métricas de la empresa. Esto reduce significativamente la carga de trabajo de los gerentes.
• Producción de informes actualizados: al producir automáticamente informes basados ​​en métricas en tiempo real, se ahorra mucho tiempo para los gerentes. Además, estas métricas a menudo se pueden compartir en toda la empresa, lo que permite a los superiores hacer planes basados ​​en predicciones precisas del rendimiento de la empresa. Los informes se pueden producir en función de métricas como las ventas previstas, los ingresos y el rendimiento de los representantes individuales.
• Concentración en los clientes potenciales correctos: definitivamente una de las formas más efectivas de aumentar las ventas es centrarse en los clientes potenciales correctos. Si una empresa sabe quién es un cliente potencial, puede configurar un software de automatización de ventas para analizar automáticamente un prospecto y decidir qué tan calificado está basado en métricas como el número de empleados, la industria o los ingresos. Al dejar en claro cuál es un buen cliente potencial, los representantes de ventas pueden dedicarse de lleno hasta generar la venta. 

Principales diferencias de SFA con CRM

A menudo se confunden estas dos tecnologías y es porque, a pesar de que no son lo mismo, las características de automatización de la fuerza de ventas suelen estar integradas en un CRM. Es decir, CRM ayuda a las empresas a gestionar las relaciones con los clientes.

SFA se centra en la gestión de ventas, mientras que la plataforma CRM se enfoca en mejorar las relaciones con los clientes y ofrecer experiencias incomparables. CRM permite tener todos los datos del cliente almacenados en un solo lugar, y con esto los representantes de ventas pueden gestionar mejor las relaciones al tiempo que se aseguran de que tengan la información necesaria para realizar una venta. Por eso SFA incorpora a menudo CRM. 

Sin embargo, SFA también puede existir sin CRM, pues existen muchas tareas que quedan fuera del alcance de este último. Como por ejemplo las herramientas de automatización de marketing que a menudo contienen funciones de automatización de ventas, como respuestas automáticas por correo electrónico; o las herramientas que se centran en tareas tales como prospección, programación y organización de actividades de ventas.